Czy Twoje systemy finansowe rzeczywiście mówią tym samym językiem?
Dane finansowe rozproszone po kilku platformach rzadko synchronizują się same. Pracujemy z firmami, które potrzebują jednego spójnego obrazu liczb - bez ręcznego łączenia raportów i bez błędów wynikających z niespójnych źródeł.
Sprawdź zakres współpracy
Co zmienia się w codziennej pracy z danymi finansowymi
Dlaczego podejście oparte na mapowaniu źródeł daje trwałe efekty
Zanim cokolwiek zostanie połączone, analizujemy strukturę danych w każdym systemie osobno. Sprawdzamy, jak definiowane są konta, centra kosztów i waluty - bo te same pojęcia mogą oznaczać różne rzeczy w różnych narzędziach. Dopiero po tej analizie projektujemy reguły synchronizacji, które uwzględniają rzeczywiste różnice, a nie zakładają ich braku.
Sprawdzamy, jak dane są przechowywane i nazywane w każdym systemie. Różnice w formatach dat, kodach walut czy identyfikatorach kont to najczęstsze przyczyny błędów synchronizacji.
Każde połączenie między systemami opiera się na jawnych regułach transformacji danych. Reguły są dokumentowane i możliwe do modyfikacji bez zmiany całej architektury.
Po uruchomieniu synchronizacji system śledzi przypadki, gdy dane nie pasują do siebie. Raport rozbieżności trafia do wskazanej osoby - bez konieczności ręcznego sprawdzania.
Ta praca nie dzieje się bez zaangażowania po Twojej stronie
Integracja systemów finansowych wymaga dostępu do rzeczywistych danych i czasu osób, które te dane rozumieją. Bez tego nie da się zaprojektować reguł, które będą działać w praktyce - a nie tylko w teorii.
Dane finansowe w kilku systemach - i nikt nie wie, które są aktualne
Większość firm, z którymi pracujemy, nie ma problemu z brakiem danych. Ma problem z tym, że te same dane istnieją w kilku miejscach jednocześnie i żadne z nich nie jest w pełni wiarygodne. Księgowość widzi inne saldo niż controlling, a zarząd dostaje raport oparty na jeszcze innym eksporcie.
To nie jest problem techniczny w sensie awarii systemu. To problem strukturalny - wynikający z tego, że systemy były wdrażane niezależnie od siebie, bez planowania przepływu danych między nimi. Naprawa tego wymaga pracy u podstaw, nie kolejnego raportu.
Przez rok uzgadnialiśmy dane ręcznie przed każdym zamknięciem miesiąca. Myśleliśmy, że to normalne. Okazało się, że to kwestia tego, jak systemy były skonfigurowane - nie jak działają ludzie. - Renata Kwiecień, kierownik controllingu
Każde środowisko danych jest inne - i to jest punkt wyjścia, nie przeszkoda
Nie ma dwóch firm z identyczną konfiguracją systemów finansowych. Sposób pracy dostosowuje się do tego, co zastajemy - nie do tego, jak powinno wyglądać idealne środowisko.
Zaczynamy od inwentaryzacji: jakie systemy są w użyciu, jak wymieniają dane, gdzie pojawiają się ręczne kroki. Wynik tego etapu to mapa przepływu danych - bez oceniania, jak powinno być.
Jeśli jeden z systemów nie ma API - pracujemy z eksportem plików. Jeśli dane są w niestandardowym formacie - piszemy parser. Rozwiązanie musi działać z tym, co jest, nie z tym, co byłoby łatwiejsze technicznie.
Zanim synchronizacja ruszy produkcyjnie, uruchamiamy ją na danych z ostatnich kilku miesięcy. Porównujemy wyniki z tym, co księgowość wie, że powinno być - i korygujemy reguły tam, gdzie się nie zgadzają.
Po wdrożeniu przekazujemy dokumentację reguł i konfiguracji. Celem jest sytuacja, w której Twój zespół rozumie, jak system działa - i może go modyfikować bez konsultacji przy każdej zmianie w strukturze danych.